Перво-наперво, договориться встретиться с человекам наедине, вызвать в кабинет или выйти в комнату для гостей. Главное — не в присутствии посторонних.
Далее. Мысленно разбить беседу на вступление, основной текст и заключение и продумать модель. Например, во вступлении, если вы в первый раз встретились за этот день, обязательно поздоровайтесь, дружелюбно улыбнитесь. Если уже виделись, подойдите к коллеге в нужное вам время и попросите разрешения отойти на несколько минут чтобы поговорить. Такое уважительное отношение, несомненно, подкупает. Обязательно отметьте хорошие качества собеседника или его последнюю успешно выполненную работу. Поинтересуйтесь, нет ли у него каких-либо вопросов к вам.
Теперь– основное содержание разговора. Аккуратно обозначьте проблемный вопрос и — только в спокойной манере. Если нужно, подчеркните сроки выполнения. Выслушайте ответы и объяснения, обсудите альтернативу. Возможно, у подчиненного есть интересные предложения, но он стесняется их высказать.
По окончании беседы обязательно поблагодарите человека за то, что он вас выслушал, и обязательно скажите о вере в то, что он примет к сведению ваши замечания. Но без нажима, иначе человек может воспринять это как прямой приказ и это нарушит атмосферу доверия. Дайте понять, что ваш собеседник полностью отвечает за себя, а вы лишь хотите помочь ему. Еще раз сделайте акцент на его успехах, расспросите, как он достиг их, и поощряйте его старания. Такая беседа даст в сто раз лучший эффект, чем самая громкая «выволочка».